ViDA: wijziging btw-compliance binnen EU

Het EU-wetgevingspakket VAT in the Digital Age (ViDA) leidt tot ingrijpende wijzigingen voor ondernemingen met internationale goederenstromen. Voor bedrijven die opereren met btw-registraties in meerdere lidstaten, brengt dit pakket wijzigingen met zich mee die de kern van de fiscale bedrijfsvoering raken.

Enkelvoudige Btw-registratie: SVR en OSS

Een van de doelstellingen van ViDA is het realiseren van een Single VAT Registration (SVR). Per 1 juli 2028 wordt de bestaande éénloketregeling (OSS/Unieregeling) uitgebreid. Ondernemers kunnen dan voor meer grensoverschrijdende transacties de btw centraal in één lidstaat aangeven en afdragen.

Deze uitbreiding geldt met name voor montageleveringen, de levering van energie (gas, elektriciteit, warmte en koude), en specifieke binnenlandse leveringen. De administratieve lastenverlichting kan aanzienlijk zijn: in veel gevallen vervalt de noodzaak voor versnipperde registraties in elke afzonderlijke lidstaat waar prestaties worden verricht.

Overbrengingsregeling

Voor groothandels en industriële ondernemingen met lokale opslag in het buitenland geldt een nieuwe overbrengingsregeling per 1 juli 2028. De fysieke verplaatsing van eigen goederen naar een magazijn in een andere lidstaat kan dan centraal worden gemeld via het éénloketsysteem.

Dit elimineert de noodzaak voor lokale btw-registraties die nu nog dienen om voorraadhoudende activiteiten te faciliteren. De melding bevat het totale bedrag aan overbrengingen per lidstaat, waarbij geen btw-afdracht verschuldigd is. Dit vereenvoudigt de logistieke keten en vermindert de afhankelijkheid van lokale fiscale vertegenwoordigers.

Verplichte Verleggingsregeling

De optionele verleggingsregeling wordt per 1 juli 2028 verplicht voor alle lidstaten. Wanneer een leverancier niet in de lidstaat van de afnemer is geïdentificeerd, wordt de btw bij binnenlandse B2B-leveringen dwingend verlegd naar de afnemer (mits deze wel over een lokaal btw-nummer beschikt). Ondernemers moeten deze verlegde prestaties wel nauwgezet rapporteren in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Urgent: E-facturatie en rapportage

Een van de meest fundamentele wijzigingen is het facturatieproces vanaf juli 2030. Van belang is daarbij dat hierop in een aantal lidstaten van de EU reeds (veel) eerder wordt voorgesorteerd (o.a. Frankrijk, Polen) of is ingevoerd (o.a. Hongarije) waardoor dit voor uw internationale btw-compliance nu al de hoogste urgentie kan hebben. Voor intracommunautaire transacties wordt de Europese norm voor digitale rapportage en e-facturatie verplicht:

Gestructureerde data: Facturen moeten in een elektronische vorm (zoals XML) worden uitgereikt;
Korte termijnen: De rapportage aan de autoriteiten moet binnen 10 dagen na de levering plaatsvinden;
ERP-integratie: Dit vereist een volledige synchronisatie van uw ERP-systemen en datastromen om real-time compliance te waarborgen.

Lokale btw-registraties: wel of niet?

De behoefte aan expertise op het gebied van btw blijft groot. Er blijven situaties bestaan waarin een lokale registratie in een andere Lidstaat van de EU noodzakelijk of wenselijk is:

Recht op aftrek: De éénloketregelingen voorzien niet in de aftrek van lokale voorbelasting. Voor ondernemingen met aanzienlijke lokale kosten blijft een registratie vaak noodzakelijk om cashflow-nadelen te voorkomen;
Buiten de reikwijdte: Specifieke handelingen, zoals B2B-diensten waarbij de verleggingsregeling niet van toepassing is of complexe voorraadconstructies (zoals langdurige opslag buiten de call-off stock voorwaarden), kunnen nog steeds een registratieplicht activeren;
Strategische keuze: Omdat de OSS facultatief is, kan een ondernemer op basis van een fiscale kosten-batenanalyse besluiten vast te houden aan lokale registraties.

Voorbereiding en tijdlijn

De weg naar 2028 en 2030 vraagt om een proactieve houding. Ondernemingen moeten nu starten met een kritische analyse van hun huidige structuur. Welke registraties kunnen vervallen? Welke goederenstromen vallen onder de nieuwe regelingen? En zijn de IT-systemen klaar voor de strikte eisen van digitale rapportage en e-facturering?

De kerndata:

1 juli 2028: Implementatie van de uitgebreide éénloketregelingen en de verplichte verleggingsregeling;
Juli 2030: Invoering van verplichte e-facturatie en real-time digitale rapportage.

Hiermee kunnen wij u helpen

Als specialist in internationale supply chains vertalen wij de complexe ViDA-richtlijnen naar uw dagelijkse operatie. Wij ondersteunen u met:

Btw-registraties: Wij analyseren uw huidige voorraadlocaties en bepalen welke lokale btw-nummers per 2028 kunnen vervallen dankzij de SVR-regeling;
ERP & Data Audit: Wij beoordelen of uw huidige facturatieproces voldoet aan de 10-dagen rapportagetermijn en de Europese XML-standaarden voor e-invoicing;
Contract- & Incoterm-optimalisatie: Wij herzien uw inkoopvoorwaarden en Incoterms om de nieuwe verplichte verleggingsregeling optimaal te benutten en cashflow-nadelen te voorkomen;
Controversy Management: Wij borgen de historische documentatie van uw goederenstromen om discussies met buitenlandse autoriteiten bij de overgang naar de OSS-overbrengingsregeling te voorkomen.